Warum hybride Arbeitswelten kein Möbelprojekt sind, sondern ein Systemwechsel!

Du möchtest deine Geschäftsführung von einer anderen Qualität der Flächenprojekte überzeugen, von einem ganzheitlichen Vorgehen mit Fokus auf Produktivität!

Dein Ziel ist es, weg von „Wir bauen um und machen alles schön“ hin zu

„Wir gestalten eine Arbeitswelt, die Kultur, Leistung und Gesundheit trägt“.

Ich möchte dir zeigen, wie HR (Human Resources), Unternehmensentwicklung und CREM (Corporate Real Estate Management) sich als strategische Partner*innen positionieren können. Du erhältst konkrete kleine Checklisten, die du sofort in deine Gespräche mitnehmen kannst.

Das Problem kennst du wahrscheinlich

Die Geschäftsführung stellt fest: „Zu wenige Mitarbeitende im Büro.“

Die Lösung scheint vielen klar zu sein: Die Arbeitsplätze sind in die Jahre gekommen und nicht mehr an heutige Vorstellungen von Arbeitswelten angepasst. Attraktivere Flächen sollen die Mitarbeitenden zurückholen.

Schnell drehen sich alle Gespräche um Grundrisse, Moodboards und Möbelauswahl.

Und dann?

Die Flächen sind neu, modern, teuer - aber die Nutzung bleibt hinter den Erwartungen zurück.

Der entscheidende Punkt: Hybride Arbeitswelten sind kein Einrichtungsprojekt. Sie sind ein Eingriff in das gesamte System Organisation !

Ein Eingriff in Kultur, Führung, Zusammenarbeit, Gesundheit und Employer Branding.

Wenn du das erkennst und professionell adressierst, wirst du für deine Geschäftsführung vom „Flächenabwickler/-verwalter“ zur vertrauenswürdigen Partner*in für wirksame Transformation.

Hier kommt systemisches Projektmanagement ins Spiel

Systemisches Projektmanagement heißt: Du betrachtest dein Projekt nicht nur durch die Brille von Budget, Zeit und Quadratmetern.

Du schaust auf Beziehungen, Muster und Wechselwirkungen im Unternehmen.

Statt nur zu fragen: „Was bauen wir?“, fragst du:

• Wofür bauen wir eigentlich?

• Wer gewinnt, wer verliert?

• Welche unausgesprochenen Regeln und Ängste sind im Spiel?

Das bedeutet konkret für dich: Du verknüpfst Arbeitswelten mit Strategie, Kultur und Gesundheit – nicht nur mit Architektur und Ausstattung.

Du nimmst alle als Teile eines Systems wahr: Management, Führungskräfte, Mitarbeitende, Betriebsrat, IT, … – deren Interessen und Logiken du ernst nehmen musst.

Aber auch die sekundären Systeme können beeinflusst werden – daher behältst du auch Eigentümer/Vermieter, Brandschutz und Arbeitssicherheit im Fokus.

Du setzt auf iterative Lernschleifen statt auf einen großen, risikoreichen „Big Bang“.

Das 5-Phasen-Modell: So machst du dein Projekt systemisch stark

Phase 1: Kontext & Auftrag klären – „Wofür investieren wir wirklich?“

Bevor du auch nur einen Grundriss anschaust, brauchst du Klarheit über das „Wozu“.

Geht es deiner Geschäftsführung um Employer Branding? Innovation? Kulturwandel? Produktivität? Oder heimlich um Kontrolle?

Je klarer dieser Kontext von Anfang an ist, desto leichter kannst du später Entscheidungen begründen und verteidigen.

Deine Leitfragen:

• Was will die Geschäftsführung mit der neuen Arbeitswelt konkret erreichen – jenseits von „mehr Präsenz“?

• Wie zahlt das Projekt auf Strategie, Kultur, Gesundheit und Attraktivität als Arbeitgeber ein?

• Welche Motive schwingen unausgesprochen mit – Kontrolle, Kostendruck, Symbolik?

Mini-Checkliste: Auftragsschärfung

• Gibt es ein gemeinsames Verständnis im Führungskreis, wofür Präsenz wichtig ist und wofür nicht?

• Ist der Nutzen der neuen Arbeitswelt schriftlich und strategisch beschrieben (z. B. in 5–7 Bulletpoints)?

• Bist du mit HR, Unternehmensentwicklung und CREM von Anfang an am Tisch, oder kommst du erst, „wenn der Plan schon steht“?

Phase 2: Systemische Diagnose & Beteiligung – „Was ist hier wirklich los?“

Jetzt geht es darum, die Realität im System zu verstehen:

Wie wird heute gearbeitet?

Wie werden Flächen tatsächlich genutzt?

Welche Spannungen existieren unter der Oberfläche?

Ziel ist es, nicht nur Meinungen zu sammeln, sondern Muster zu erkennen.

Was du konkret tust:

Unterschiedliche Stimmen ins Boot holen: Teams, Führung, Betriebsrat, IT – nicht nur die „üblichen Verdächtigen“.

Auf drei Ebenen schauen:

• Räume & Infrastruktur: Platz, Ablage, Lärm, Licht, Luft, Technik, Rückzugsmöglichkeiten, Meeting-Tauglichkeit …

• Arbeit & Prozesse: Fokuszeiten, Kollaboration, hybride Meetings, Schnittstellen, …

• Kultur & Führung: Präsenzlogik, Erreichbarkeitsnormen, Vertrauen vs. Mikromanagement, …

Mini-Checkliste: Analyse

• Liegen Daten zur Flächennutzung, Zufriedenheit und Belastung vor (z. B. Befragungen, Sensorik, Flächen-Nutzungsanalysen)?

• Hast du systematisch verschiedene Gruppen befragt – nicht nur die „lauten“ Stakeholder?

• Hast du ein Bild davon, welche Muster dem Projekt gefährlich werden können (z. B. Misstrauen, „Präsenz = Leistung“, „So war das hier schon immer“)?

Phase 3: Zielbild & Design – „Wie soll unsere Arbeitswelt wirklich sein?“

Jetzt verbindest du alles, was du gelernt hast, zu einem mehrdimensionalen Zielbild. Es beschreibt nicht nur Flächen, sondern auch Arbeitsweisen und Kulturaspekte.

Dein Zielbild beantwortet drei Fragen:

• Räumlich: Welche Zonen brauchen wir in welcher Menge/Größe? Fokus, Kollaboration, Projektarbeit, Begegnung, Rückzug,… – in welcher Mischung, für welche Teams?

• Organisation: Welche Regeln und Vereinbarungen gelten? Desksharing, Präsenzkorridore, Teamtage, Meeting-Standards …?

• Kulturell: Welche Haltungen wollen wir stärken? Vertrauen, Ergebnisorientierung, Eigenverantwortung …?

Mini-Checkliste: Zielbild

• Gibt es ein schriftliches Zielbild, das Raum, Organisation und Kultur auf einer Seite zusammenfasst?

• Sind Spannungsfelder transparent benannt (Präsenz vs. Flexibilität, Führung vs. Autonomie) – oder weichgezeichnet?

• Haben Pilotbereiche oder Schlüsselrollen (z. B. kritische Teams, Betriebsrat) am Zielbild mitgewirkt?

Das ist der Moment, in dem du Architekt*innen, Planer:*innen und Dienstleister sauber briefen kannst – und nicht umgekehrt. Denn erst solltet ihr Klarheit über euer Zielbild haben, bevor es um die Umsetzung geht!

Phase 4: Iterative Umsetzung & Lernen – „Wie reduzieren wir Risiko und erhöhen Wirkung?“

Statt das gesamte Gebäude in einem Zug umzustellen, arbeitest du iterativ. Du kombinierst klassische Projektlogik (Meilensteine, Budget, Terminplan) mit agilen Sprints und Pilotflächen. Bei der Suche nach neuen Standorten macht es Sinn, im Bestandsobjekt noch einen Piloten umzusetzen – auch wenn dieser aufgrund der Rahmenbedingungen klein ausfällt.

Der Pilot bringt Erkenntnisse, die euch später viel Zeit und Kosten einsparen werden.

Was das konkret heißt:

• Pilotflächen einplanen: „Living Labs“, in denen ihr Zonenmix, Regeln und Technik testet, bevor ihr groß ausrollt

• Lernziele definieren: Was wollt ihr wirklich wissen? Zum Beispiel: „Wie viele Fokusplätze nutzt ein Team tatsächlich?“ oder „Funktionieren hybride Meetings in den neuen Räumen?“

• Regelmäßige Retrospektiven durchführen – nicht nur zur Technik, sondern zur Zusammenarbeit, Atmosphäre und Gesundheit

Mini-Checkliste: Umsetzung

• Gibt es mindestens eine Pilotfläche, in der ihr Erfahrungen sammelt, bevor ihr groß ausrollt?

• Sind in Budget und Zeitplan explizit Mittel fürs Lernen und Nachjustieren eingeplant – nicht nur für den „perfekten Erstentwurf“?

• Findet nach jedem Schritt ein kurzes Lernformat statt (z. B. Review mit klaren Fragen zu Mustern und Effekten, eine Retro hilft dabei, euren Arbeitsprozess zu optimieren)?

Damit signalisierst du der Geschäftsführung: Wir managen aktiv Risiko und Unsicherheit. Professioneller geht es nicht.

Phase 5: Verankerung & Weiterentwicklung – „Wie bleibt die neue Arbeitswelt lebendig?“

Nach der Eröffnungsfeier mit Storytelling über die Entstehung und das Zielbild der Nutzung – bei Catering, ausgelassener Stimmung und Fotoshooting – beginnt die eigentliche Arbeit:

Die neue Arbeitswelt im Alltag verankern und lebendig halten.

Drei entscheidende Hebel:

Rituale & Routinen:

• Team-Office-Tage mit klarer Zielsetzung (Zusammenarbeit, Lernen, Kultur – nicht nur „anwesend sein“)

• Bewusste Nutzung der Flächen im Onboarding: „So arbeiten wir hier hybrid“

Governance:

• Klare Zuständigkeiten für Flächen, Regeln und Anpassungen (z. B. Workplace-Steering, Space Owner, HR/UD als Co-Owner)

Evaluation:

• Nach 6–12 Monaten eine systemische Review: Präsenz, Zufriedenheit, Zusammenarbeit, Gesundheit, Fluktuation – was hat sich wirklich verändert?

Mini-Checkliste: Verankerung

• Gibt es definierte Rollen, die die Arbeitswelten laufend betreuen (nicht nur „Hausmeister“ und „IT-Support“)?

• Sind feste Rituale etabliert, die die Nutzung der neuen Flächen stützen (z. B. Space-Reviews, Teamtage, Lernformate)?

• Ist eine Review nach 6–12 Monaten mit klaren Erfolgsindikatoren vereinbart – und im Kalender der Geschäftsführung verankert?

Deine Positionierung: Vom Flächenentwickler/-verwalter zum strategischen Partner

Mit diesem systemisch-agilen Phasenmodell zeigst du deiner Geschäftsführung, dass du:

✓ Flächenentscheidungen an Strategie, Kultur und Gesundheit anbindest

✓ Risiken (Akzeptanz, Fehlinvestitionen, Überlastung) aktiv managst

✓ HR, Unternehmensentwicklung und CREM als gemeinsames, professionelles Steuerungsteam verstehst – nicht als getrennte Silos

So kannst du direkt loslegen

Nutze diesen Artikel, um intern zu sensibilisieren. Oder ergänze jede Phase in Präsentationen mit Beispielen aus deinem Kontext.

Die Checklisten kannst du direkt in Vorgespräche mit der Geschäftsführung mitnehmen – sie zeigen, dass du professionell vorgehst und alle relevanten Dimensionen im Blick hast.

Du bist nicht „nur“ für Flächen zuständig. Du gestaltest den Rahmen, in dem Menschen produktiv, gesund und motiviert arbeiten können.

Genau das ist es, was deine Geschäftsführung braucht – auch wenn sie es am Anfang noch nicht so formulieren kann.

Und falls du merkst, dass das Projekt gerade komplex wird oder du Dir strategische Unterstützung wünschst, ich bin gerne für dich da.

Je nach deinen Kapazitäten, Kompetenzen, Budget und der individuell passenden Herangehensweise unterstütze ich Projektteams auf unterschiedliche Weise: diskret im Hintergrund, offiziell an Eurer Seite oder auch in der Projektleitung. Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Gestaltung von Arbeitsplätzen sowie verschiedenen Projektmanagement- und Coachingausbildungen füge ich mich flexibel in Euer System ein.

Lass uns gerne in einem unverbindlichen Gespräch kennenlernen, um zu schauen, ob es passt und Deine Fragen zu klären.

Ich freue mich darauf, mehr über Deine Herausforderung zu erfahren!

mehrWERT für Räume in denen dein Erfolg entsteht !

Du erreichst mich unter: yvonne.brochwitz@workplace-profiling.de